Na administração de fundos, o começo de março é aquele breve período em que, por alguns (poucos) dias, todos dão uma grande respirada. Uma onda de trabalho intensa acaba de ser entregue com a emissão dos Informes de Rendimento (IR) em fevereiro. É preciso se preparar. Já pensou em utilizar o voto eletrônico?
Após isso, uma nova onda começa a aparecer: o período de assembleias ordinárias (AGO’s). E esse período é composto por várias demandas concorrentes: atender cotistas pedindo segunda via do IR, finalizar as demonstrações financeiras (DF’s) dos fundos, encaminhar ao auditor independente e suportá-lo em seu parecer e, caso aprovada a DF, começar todo o processo de operacionalização das AGO’s que irão ratificar as DF’s.
Voto Eletrônico é agilidade
É crucial haver ganhos de eficiência nos processos em sua empresa para dar vazão a grandes demandas e evitar erros e retrabalhos. A CertDox, que tem como missão fazer a transformação digital nas operações de mercado financeiro, ajuda os administradores automatizando o processo das AGO’s com sua ferramenta de voto eletrônico.
Nosso voto eletrônico dá mais agilidade na preparação da AGO e na contabilização de seus votos. Além disso, consegue aumentar de forma relevante o quórum da assembleia pela facilidade e simplicidade dada aos cotistas para votar. E se por acaso, o administrador precisar incluir matérias de assembleia extraordinária, sem problemas. É possível criar uma única cédula específica para essa AGO, em que as matérias de assembleia ordinária e extraordinária serão computadas de forma individualizada.
Dentre as funcionalidades que mais economizam tempo da equipe de administração, vale destacar as seguintes:
Contabilização automática dos votos
Os votos quando proferidos pela plataforma já são automaticamente computados e apurados. A plataforma de voto eletrônico tabula estas informações em 3 visões diferentes já levando em conta o percentual das cotas do fundo.
Ou seja, a cada voto o administrador do fundo consegue ter uma parcial em tempo real do andamento da votação, com visão individual do voto, consolidada e até com a consolidação dos votos, retirando abstenções.
Reenvio de e-mails massificado
Outra funcionalidade muito usada por nossos administradores é o reenvio de e-mails massificados. Ao longo do prazo de uma assembleia ou consulta formal, nossos clientes conseguem, com um simples clique, reencaminhar os e-mails com as cédulas de votos para todos os cotistas que ainda não votaram até aquele momento.
A plataforma separa automaticamente aqueles cotistas que já votaram e não reenvia para eles, evitando assim qualquer tipo de confusão ou incômodo. Apenas quem ainda não votou receberá a cédula novamente.
Extensão de prazo da assembleia em 1 clique
Em alguns casos, o administrador precisa estender o prazo da assembleia do fundo por algum motivo. Esses casos sempre demandam uma tarefa operacional extra, não prevista, e que consome um tempo importante dos times.
Quem nunca sonhou em resolver isso num estalo de dedos?
Com o voto eletrônico da CertDox, o administrador não estala os dedos, mas com 1 clique consegue estender o prazo da votação – basta ir no campo da data de término e clicar na nova data para a finalização das apurações. E, o que é melhor, na sequência pode mandar comunicação customizada aos cotistas.
Comunicação customizada aos cotistas
Essa funcionalidade permite que o administrador customize o assunto e texto do corpo dos emails a cada reenvio aos cotistas. Portanto, podem mudar a forma como se comunicam, ao longo do processo de votação, deixando o texto mais atrativo para engajar mais cotistas a votarem, salientando determinadas informações que aparecem ao longo do tempo e também avisando os cotistas de que o prazo para votação foi estendido. Tudo isso de maneira muito simples e amigável.
Implantação flexível de cotistas
Há 3 formas de se implantar a base de cotistas na plataforma. Dessa forma, o administrador pode escolher a forma que faz mais sentido para o fundo em questão. São elas:
- Manual
- Formato padrão da plataforma – CSV
- Formato padrão SDH da B3 – TXT
Carregamento de arquivo direto da B3
A novidade é que, desde março de 2022, a implantação do arquivo que vem direto da B3.
Desta forma, se o fundo for listado, não há nenhuma necessidade de manuseio por parte do administrador: basta carregar o arquivo que vem diretamente da B3 na plataforma e, assim, os cotistas serão implantados.
As outras 2 formas também ajudam: a implantação manual é uma boa alternativa para fundos exclusivos ou restritos. Já a implantação por formato padrão ajuda na implantação de fundos pulverizados não listados.
Ou seja, para todo tipo de fundo e assembleia, há uma opção de implantação de cotistas que mais gera eficiência.
Estes são apenas alguns exemplos de funcionalidades criadas para atender as necessidades específicas das assembleias de fundos, por isso que atendemos vários perfis de administradores e fundos, tais como FII’s, FIP’s, Fundos de Private Equity, Fundos Restritos dentre outros.
Números CertDox para Voto Eletrônico
O fato da plataforma de voto eletrônico da CertDox ter sido concebida por ex-administradores de fundos faz com que ela tenha essa oferta única de diversas funcionalidades que endereçam especificamente detalhes da indústria que no somatório fazem toda diferença. Assim, tudo isso se traduz em grandes números:
254 assembleias nos últimos 12 meses;
6.500.000 de cotistas participando de votações na plataforma;
15% dos administradores cadastrados na Anbima são nossos clientes ou já usaram nossa plataforma;
O maior administrador do Brasil por patrimônio líquido é cliente CertDox;
Os dois maiores administradores de FII’s do Brasil por patrimônio líquido são clientes CertDox;
348.123 cotistas participaram da maior votação da plataforma;
1.000 votos em 1 hora foi o pico de concentração de votos;
99,96% maior quórum registrado em fundos listados;
Esses números nos dão a certeza de que estamos no caminho certo, ajudando nossos clientes, seus cotistas e demais stakeholders a ter uma experiência 100% digital em processos que anteriormente eram extremamente manuais e custosos.
Em suma, se você ainda não conhece nossa plataforma de voto, não perca mais tempo! Entre em contato conosco, e descubra porque o Voto Eletrônico da CertDox é simples, fácil e Seguro.
Por: Stephan Krajcer | CCO da CertDox
Stephan Krajcer, com mais de 20 anos de experiência no mercado financeiro, tem destacada atuação no mercado de capitais e fundos de investimento. É um grande incentivador do uso da tecnologia e inovação nos serviços financeiros.