As assinaturas digitais e eletrônicas são utilizadas para validar documentos eletrônicos e contratos, trazendo praticidade, segurança e redução de custos para as empresas. Mas como saber qual utilizar?
Com certeza, em pleno 2023, você ou a sua empresa já utilizaram assinatura eletrônica em algum momento do dia a dia. Já a assinatura digital também já pode ter sido utilizada por você, mas com a necessidade de um certificado digital atrelado a ela.
Por fim, hoje ambos os serviços são importantes e estão mais do que presentes para pessoas físicas e jurídicas, auxiliando e facilitando o dia a dia.
As vantagens do uso de assinaturas digitais e eletrônicas para empresas
- Economia de tempo e redução de custos: elimina a necessidade de impressão, envio físico de documentos e armazenamento em papel, agilizando processos e reduzindo despesas com papelaria e transporte.
- Maior segurança e integridade: as assinaturas digitais utilizam tecnologias criptográficas avançadas, garantindo a autenticidade do signatário e a integridade do documento, além de fornecer evidências eletrônicas que podem ser rastreadas em caso de disputas legais.
- Validade jurídica: em muitos países, a legislação reconhece e regulamenta o uso de assinaturas digitais, atribuindo-lhes a mesma validade jurídica das assinaturas manuscritas. Isso permite que contratos e documentos assinados digitalmente tenham a mesma força legal que os documentos físicos.
- Facilidade de uso: assinar digitalmente um documento é um processo relativamente simples e rápido. Os signatários podem assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, usando dispositivos eletrônicos como computadores, smartphones ou tablets.
- Sustentabilidade: ao eliminar impressões e reduzir o consumo de papel e a necessidade de transporte físico de documentos, o uso de assinaturas digitais contribui para a preservação do meio ambiente.
As diferenças de assinatura digital para eletrônica
A assinatura digital baseia-se em criptografia e utiliza certificados digitais para garantir a autenticidade, integridade e não repúdio dos documentos assinados. Para isso possuem, bem como, um padrão de segurança, robustez e interoperabilidade estabelecido pelo ITI, órgão ligado a Casa Civil, garantindo o mesmo nível de alta confiabilidade para os usuários.
Ela requer a utilização de uma chave criptográfica exclusiva para cada pessoa ou entidade. Isso garante a identificação do signatário e impedindo que o documento seja adulterado após a assinatura.
Já a assinatura eletrônica abrange uma gama mais ampla de métodos e tecnologias, incluindo, por exemplo, a inserção de uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita, o uso de códigos PIN ou senhas para autenticação, eventualmente validação biométrica, entre outros.
A assinatura eletrônica não possui um requisito mínimo, e portanto não consegue garantir o mesmo nível de segurança. Assim como também não oferece validade jurídica da assinatura digital, mas é uma opção válida em muitos casos em que ambos aceitam de boa fé a validade do documento assinado e pode trazer grandes benefícios em termos de agilidade e praticidade.
É importante ressaltar que a adoção de assinaturas digitais e eletrônicas deve estar em conformidade com a legislação vigente para cada tipo de contrato ou operação envolvida e, assim, em conformidade com as regulamentações locais.
Quando usar cada uma
O tipo de assinatura utilizado depende do contexto e das exigências legais do país em que a empresa está operando. Sobretudo, aqui estão algumas diretrizes gerais sobre quando usar cada tipo de assinatura:
Assinatura Digital
- Quando é necessário um alto nível de segurança e integridade do documento;
- Em transações comerciais críticas, como contratos financeiros, acordos de parceria ou documentos legais importantes, e contratos que pode envolver altos valores financeiros e/ou risco de contestação judicial posterior;
- Em países onde a legislação reconhece e regulamenta especificamente as assinaturas digitais como válidas e vinculativas.
Assinatura Eletrônica
- Quando a legislação local não exige o uso de assinaturas digitais específicas;
- Em documentos menos críticos, como acordos comerciais, contratos de prestação de serviços, consentimentos, entre outros;
- Para agilizar processos internos da empresa, como aprovações de documentos internos, políticas internas, formulários de recursos humanos, etc;
- Quando a conveniência e a praticidade são fatores importantes.
Qual tipo de assinatura é o mais seguro
Em termos de segurança, considera-se a assinatura digital baseada em criptografia de chave pública mais segura do que as diversas formas de assinatura eletrônica, uma vez que utiliza algoritmos criptográficos robustos e é mais difícil de ser falsificada.
Para garantir a autenticidade do documento, utiliza-se a assinatura digital. Além disso, garante também a integridade dos dados e a não-repúdio, ou seja, o signatário não pode negar posteriormente ter assinado o documento.
No entanto, a escolha entre a assinatura digital e a assinatura eletrônica depende do contexto e das necessidades específicas. Em alguns casos, a assinatura eletrônica pode ser suficiente e mais conveniente. Já em outros, exigem a assinatura digital por questões legais ou regulatórias. Em suma, é importante consultar as leis e regulamentações do seu país para entender as exigências específicas em relação a assinaturas digitais e eletrônicas.
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