Estudos indicam que a automação documental de processos pode reduzir os custos operacionais em até 40% e aumentar a produtividade em 50%, tornando-se, portanto, uma solução essencial para modernizar a gestão empresarial. Visto que a burocracia e os processos manuais são desafios constantes para empresas de todos os tamanhos, a automação se apresenta como uma alternativa eficaz. Além disso, fluxos de trabalho ineficientes resultam em perda de tempo, aumento de custos operacionais e riscos de erro humano.
O que é automação documental e por que ela é essencial?
A automação documental consiste na digitalização e automação dos processos de gestão de documentos, eliminando tarefas repetitivas e manuais. Utilizando tecnologias avançadas, como inteligência artificial e machine learning, esse processo garante mais segurança, agilidade e conformidade regulatória. Dessa forma, automatizar a gestão documental permite maior rastreabilidade e controle das informações, evitando extravios e melhorando a governança corporativa.
Principais vantagens da automação documental com a CertDox
Eficiência e produtividade
Ao eliminar a necessidade de manuseio manual de documentos, a CertDox permite que sua equipe foque em tarefas estratégicas, reduzindo o tempo gasto com atividades operacionais. Além disso, a digitalização e automação também possibilitam a integração com outros sistemas empresariais, agilizando processos e aumentando a produtividade. Consequentemente, empresas que adotam essa tecnologia conseguem reduzir o tempo de busca por documentos em até 80%.
Segurança e conformidade
A gestão documental automatizada garante maior segurança na armazenagem e compartilhamento de arquivos. Com a CertDox, os documentos são protegidos por criptografia e sistemas de acesso controlado, garantindo conformidade com normas regulatórias e evitando riscos de perda ou vazamento de informações sensíveis. Ademais, a automação também possibilita auditorias mais eficientes e facilita a adequação a legislações como a LGPD.
Redução de custos operacionais
Empresas que adotam a automação documental conseguem reduzir significativamente os custos com impressão, armazenagem física e tempo de trabalho. Como resultado, a otimização dos processos diminui a necessidade de retrabalho e evita erros que poderiam gerar prejuízos financeiros. De acordo com especialistas, a automação pode reduzir os custos com papel e impressão em até 30%, promovendo, assim, uma operação mais sustentável.
Como implementar a automação documental na sua empresa?
A transição para a automação documental deve ser planejada de forma estratégica. O primeiro passo é mapear os processos internos para identificar gargalos e definir quais fluxos podem ser automatizados. Em seguida, é essencial escolher uma plataforma confiável, como a CertDox, que ofereça soluções personalizadas para as necessidades do seu negócio. A implementação deve incluir treinamentos para os colaboradores e monitoramento contínuo dos resultados para ajustes e melhorias.
Conclusão
A automação documental representa um avanço fundamental para empresas que desejam aumentar sua eficiência e reduzir custos. Além de promover maior segurança e conformidade, a digitalização e automação dos processos documentais otimizam a produtividade e eliminam desperdícios.
Com a CertDox, sua empresa ganha uma ferramenta poderosa para modernizar sua operação, garantindo agilidade e excelência na gestão de documentos.