As assinaturas eletrônica e digital são meios de formalização muito utilizadas e continuam em ascensão devido a sua praticidade e agilidade para os que utilizam, evitando custos e perda de tempo desnecessários. No artigo de hoje confira alguns pontos que você precisa saber sobre essas tecnologias.
Cada tipo de Assinatura resolve um problema e digitaliza um processo da sua empresa
Para começar, precisamos informar que assinatura eletrônica e digital não são a mesma coisa pois apresentam diferenças importantes de uso, característica e aplicabilidade
Ambas são ferramentas de autenticação, porém a assinatura eletrônica é mais abrangente, tendo várias formas de uso para o reconhecimento da validade de um acordo entre duas partes envolvidas no documento ou contrato assinado.
Já a assinatura digital é um tipo jurídico reconhecido por uma autoridade certificadora, ou seja, está integrada a um certificado digital com validade jurídica incontestável
Em outro artigo em nosso blog, falamos com mais detalhes das diferenças e peculiaridades de cada tipo de assinatura. Caso ainda não saiba, pode começar a sua leitura por ele.
No entanto, o mais importante é saber que todo que qualquer ato de contratação e acordo envolvendo 2 ou mais partes pode ser reconhecido e aplicado por um tipo de assinatura adequada desde que seguindo os procedimentos corretos, com amplo benefício de simplicidade, eficiência e agilidade na celebração dos atos de formalização dos acordos e transações comerciais.
Além das definições, mencionamos abaixo especificações importantes das assinaturas digitais e eletrônicas que todos precisam saber. Confira.
Privacidade de dados no uso das assinaturas
Para uso de qualquer tipo de dados pessoais é preciso que a empresa que esteja lidando com isso siga as regras da LGPD e garanta a privacidade dos usuários. A aprovação da lei confirma a necessidade de regras e padrões de proteção. Assim, ao utilizar qualquer tipo de assinatura, sendo ela eletrônica ou digital em sua empresa, você cumprirá as obrigações legais.
Documentos assinados eletronicamente e manualmente
Para esse tipo de situação, o documento torna-se invalidado. Ou seja, se vê a necessidade do documento ser integralmente digital ou integralmente manual, não podendo ser impresso depois da assinatura eletrônica ou digitalizado após uma assinatura manual.
Isso se deve a diferenciação dos padrões dos documentos. A impressão de um documento eletrônico, gerado a partir de uma sequência de bits. ao ser impresso não se torna um documento físico, apenas uma materialização em papel do documento digital. Portanto, não é válido.
O Carimbo de Tempo em documentos com assinatura eletrônica
O Carimbo de Tempo é uma ferramenta usada para comprovar dia e horários agregados a uma assinatura eletrônica. Alguns exemplos de vantagens geradas pelo uso do carimbo são: irretroatividade, tempestividade e validade jurídica.
Mesmo com as vantagens do carimbo, o seu uso é opcional e em geral incide em custos adicionais.. Porém, existem situações em indicamos o uso, em especial quando a data e hora do momento da assinatura servem de comprovação adicional para validade da aprovação, já que os dados são extraídos automaticamente do computador, garantindo sua consistência para efeitos legais e comprobatórios, haja visto o Carimbo de Tempo seguir rigorosamente a HLB (Hora Legal Brasileira).
A Assinatura Eletrônica pode ser tão válida quanto a Assinatura Digital
Existem duas vertentes de assinaturas, a eletrônica, que não exige o uso de um Certificado Digital e a digital, que exige. Ambas garantem a autoria da assinatura do signatário.
A assinatura eletrônica exige outros métodos de autenticação eletrônica para validar a identidade dos signatários, mas continua sendo válida e segura. É necessário a confirmação do remetente, origem, admissão da validade do negócio jurídico e consentimento das partes.
No entanto, existem alguns processos formais em que somente a assinatura digital é reconhecidamente válida e aceita, como nos casos de alienação fiduciária junto aos Cartório de Registro Imobiliário.
Vantagens da assinatura digital
Poder utilizar certificados digitais facilitam o dia a dia de empresas e garantem benefícios notáveis para quem trabalha com CNPJ.
- Redução de custos: Como sabemos, com o processo feito de forma eletrônica e digital é dispensável custos operacionais que são necessários para assinaturas convencionais, como envios, caixa-arquivos, impressões e outros insumos.
- Melhoria de processos: Com o uso da digitalização, encontrar arquivos, assinar e liberar a operação em questão se torna mais fácil e rápido, já que as atividades inetgr em uma única plataforma. Com isso, as atividades nas empresas são mais eficazes.
- Segurança: Para as assinaturas digitais, a mesma integra-se a um certificado criptografado e emitido por uma autoridade certificadora. Assim, a identidade do usuário é preservada e evitam-se fraudes.
Quando na prática a assinatura digital pode ser usada?
Podemos utilizar as assinaturas digital e eletrônica em praticamente todos os setores e tipos de documentos. Assim, mencionamos abaixo alguns exemplos práticos e comuns de utilização:
- Cadastro no INPI;
- Acesso ao CNES;
- Contratos de financiamento e empréstimo;
- Acompanhamento de documentos na Receita Federal;
- Emissão de documentos do Simples Nacional;
- Registro de Contratos e Garantias em Cartório.
Importante também mencionar que o uso das Assinaturas Eletrônicas substituem reconhecimento de firma e necessidade de procuração, na medida que são instrumentos digitais de apresentação do documento (sem portanto necessidade de comparecimento físico) cuja autenticidade de representação já se encontra válida pelo próprio processo de geração da assinatura.
O futuro da formalização digital
Agilidade
As empresas que utilizam essas tecnologias de formalização estão um passo à frente e percebem a agilidade no fechamento de contratos e no dia a dia das suas empresas, evitando burocracias e perdas de tempo.
Falando de negócios que ainda não se modernizaram, percebemos uma falta de adaptação e a necessidade de rever os seus processos e fluxos.
Sustentabilidade
A assinatura digital e eletrônica permite que o seu negócio seja sustentável, reduzindo o uso de papel e digitalizando a jornada do cliente. Assim, proporcionará melhor experiência ao usuário.
Compliance
Como já mencionamos acima, a segurança é imprescindível na formalização digital e nesse ponto é possível garantir o compliance do seu negócio, já que o documentos, especialmente os gerenciados por nossa plataforma de Assinaturas CertDox, possui rastreabilidade, diminuindo a chance de erros e fraudes.
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No decorrer da nossa jornada de transformação digital, já tivemos mais de 100.000 processos assinados por meio de nossa plataforma que faz a gestão de todo o fluxo de assinaturas com todo o aparato das normas vigentes, em conformidade com a ICP-Brasil e regras de uso pelas entidades públicas.
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